OTHELLO
FACTURACION ELECTRONICA
Introducción
La facturación electrónica es un equivalente funcional de la
factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos
análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos,
en nuestro caso ficheros xml) y telemáticos (de un
ordenador a otro) y que
posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad.
Para que una factura electrónica
tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico
que la representa debe contener los siguientes campos obligatorios:
-
Nº factura
-
Fecha expedición
-
Razón social del emisor y receptor
-
NIF del emisor y receptor
-
Domicilio del emisor y receptor
-
Descripción de las operaciones ( base imponible)
-
Tipo impositivo
-
Cuota tributaria
-
Fecha prestación del servicio (si distinta a
expedición)
La facturación electrónica se contempla en Othello a través del módulo correspondiente, que realiza las siguientes tareas :
- Generar los ficheros de facturación electrónica, que son ficheros XML con una estructura determinada según el modelo del que se trate. Es un proceso automático que se realiza durante el cierre del día de Front.
- Validar, firmar electrónicamente y enviar los ficheros xml correspondientes a las facturas electrónicas generadas, proceso que realiza el usuario con un programa llamado EFactura.
Modelos contemplados y sus particularidades
- AEAT:
Correspondiente al modelo utilizado por la Agencia Tributaria española, que usa XML con una estructura determinada conocida como formato “Facturae”, firma con formato XML dado por el estándar XadES y se envía a través de correo electrónico. Es un modelo básico apropiado para clientes (agencias) que no especifiquen un modelo propio.
- ECI (El Corte Inglés):
Facturas electrónicas que El Corte Inglés espera recibir de sus proveedores.
La
definición de este modelo lo ha basado, el Corte Inglés, en la guía XML de la eFactura_AEAT propuesta por la Agencia Tributaria y el
Centro de Cooperación Interbancaria realizando algunas modificaciones.
Viajes El Corte
Inglés únicamente admitirá facturas firmadas mediante firma electrónica
AVANZADA o bien mediante firma electrónica RECONOCIDA, cuya definición según el
artículo 3.3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica,
consiste en cualquier firma electrónica avanzada basada en un certificado
reconocido.
El hotel y Viajes El Corte Inglés deben acordar el método de comunicaciones a utilizar como medio de envío. Por lo general, Viajes El Corte Inglés utiliza la RVA de EDICOM (SEDEB2B), a la que el hotel debe tener acceso y con la que enviará los ficheros de facturas correspondientes. Los detalles de este envío los proporcionará Viajes El Corte Inglés.
- VOXEL (de la compañía homónima):
Se trata del formato requerido por la plataforma Voxel. Esta plataforma, que el hotel debe contratar, permite el envío de facturas electrónicas a un amplio abanico de agencias. Este formato no requiere intervención alguna, ya que los ficheros de facturas se generan en el proceso de cierre del día en Front y son recogidas y tratadas por el software de VOXEL.
- Formatos adicionales:
El módulo de Facturación Electrónica de Othello está preparado para incorporar nuevos formatos a medida que las agencias los vayan haciendo públicos, por lo que en cada versión del sistema se incrementa el número de formatos contemplados.
Pasos previos
El primer paso para poner en marcha la factura electrónica es contactar con las agencias a las que el hotel desea enviar facturas electrónicas para confirmar los formatos que aceptan. Debe tenerse presente que las plataformas de comercio electrónico tipo Edicom o Voxel requieren ser contratadas por el hotel, ya que Othello se limita a generar los archivos que luego procesan estas plataformas.
Una vez confirmado con cada agencia el formato en que se enviarán las facturas, si alguno de ellos requiere firma electrónica (AEAT, Viajes El Corte Inglés), debe instalarse en el puesto que vaya a realizar la firma electrónica un certificado electrónico emitido por entidades emisoras aceptadas, como la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) en España.
El último paso previo es acceder desde Front a la ficha de las agencias a las que se les va a enviar factura electrónica y asignarles el formato correspondiente en el campo Modelo de E-Factura (parte inferior de la ventana). Adicionalmente, si el formato implica el envío por correo electrónico, hay que asegurarse que el campo Email contiene la dirección de destino de las facturas electrónicas.
Configuración inicial
Para comenzar a usar la facturación electrónica en Othello deben realizarse los siguientes pasos:
- Asegurarse de que existe el programa EFactura.exe en el directorio de Othello. Contactar con el Servicio de Soporte de Othello en caso contrario.
- En el programa Othello, acceder a Instalación – Aplicaciones Millenium – Definir Bases de datos y asignar un nº de hotel a la base de datos de Front. Este nº sirve para identificar inequívocamente a un hotel por si hay más de uno definido en Othello, por lo tanto deberá estar definido y ser único. Habitualmente esta operación habrá sido ya realizada por el Servicio Técnico de Othello.
- Entrar en el programa EFactura.exe y pinchar en el botón Configuración, situado a la izquierda.
- En la solapa General, puede indicarse el directorio donde se crearán los archivos de facturas y los archivos de log (registro). Por defecto, los archivos de facturas se crearán en el directorio eFacturas dentro del directorio de Othello, y los archivos de log en C:\.
Si alguno de los formatos a usar requiere firma electrónica debe rellenarse el campo Fichero con la ubicación del fichero del certificado electrónico del hotel, y su password correspondiente.
Los datos necesarios para el envío de correo electrónico son leídos de la configuración del programa Othello. Por lo tanto si se va a realizar un envío de facturas de tipo Email y estos datos no se encuentran presentes se debe de ir a dicha aplicación para realizar su configuración (Instalación – Configuración del Hotel).
- Si se va a usar el modelo AEAT, entrar en la solapa correspondiente y marcar el modelo como Activado. Rellenar los siguientes datos obligatorios para su correcto funcionamiento:
- Datos de la dirección del hotel.
- Tipo de impuestos aplicables: IVA o IGIC.
- Tipo de envío de facturas: Email.
- Si se va a usar el modelo ECI, entrar en la solapa correspondiente y marcar el modelo como Activado. Rellenar los siguientes datos obligatorios para su correcto funcionamiento:
- Datos de la dirección del hotel.
- Tipo de impuestos aplicables: IVA o IGIC.
- Tipo de envío de facturas: Sin Envío, si se realiza a través de EDICOM, pero se podría cambiar si se decidiera realizar por Email.
- Nº del departamento emisor de las facturas: tiene que proporcionarlo El Corte Inglés.
- Si se va a usar la plataforma Voxel, entrar en la solapa correspondiente y marcar el modelo como Activado. Rellenar los siguientes datos obligatorios para su correcto funcionamiento:
- Datos de la dirección del hotel.
- Tipo de impuestos aplicables: IVA o IGIC.
- Tipo de envío de facturas: Net.
- Traducción de las formas de cobro: VOXEL utiliza unos códigos de formas de cobro propios, por este motivo hay que asociar el código de VOXEL correspondiente a las formas de cobro necesarias de Front.
- El modelo AEAT y ECI utilizan una codificación determinada para los países. Por este motivo, si se van a usar estos modelos, se debe realizar una asociación entre los códigos de países configurados en Othello Front y los utilizados para la facturación electrónica de estos modelos.
Se debe tener en cuenta que es posible que algún país no esté dado de alta en el hotel, en este caso se debe dejar en blanco el campo correspondiente al código del país de Othello. Tampoco se debe asignar más de un código de Front a distintos códigos de estos modelos de efacturas.
- Pinchar en Guardar Configuración y salir del programa EFactura.
Como se ha mencionado, el cierre del día de Othello Front genera automáticamente los archivos correspondientes a las facturas de aquellos clientes en cuya ficha se ha definido un Modelo de E-Factura.
Si durante el proceso de cierre, o en la revisión del cierre, se produce un error en la generación de la facturación electrónica dicho error será registrado en el registro de operaciones y reportado mediante correo electrónico a la dirección de email del hotel configurada en Othello (Instalación – Configuración del Hotel). También existe un recálculo, SRV - Recálculo e-Facturas, con el cual volver a generar la facturación electrónica.
Salvo que el hotel disponga de una plataforma de envío automático de facturas (Voxel, …), se procederá diariamente, o con la periodicidad que se estime oportuna, a firmar y enviar las facturas electrónicas pendientes. Esto se realiza mediante el programa EFactura, cuyo funcionamiento se describe en los siguientes párrafos.
- Selector de hotel: lista desplegable con todas las bases de datos de Front configuradas con Nº de hotel.
- Selector de estado de Facturas:
Las facturas pueden tener 3 estados que son:
Factura generada por Front y guardada en el directorio “Generadas” dentro de la estructura de carpetas creadas para la facturación electrónica. Todas las facturas pasan por este estado.
En una factura generada se puede modificar los datos correspondientes al emisor y receptor de la factura pero ningún otro tipo de dato.
Una vez generada la factura electrónica hay algunos modelos que obligan a que sean firmadas con un certificado electrónico para poder ser emitidas al receptor.
Nuestro programa, concretamente, realiza una firma con el estándar xml XadES y el certificado perteneciente al hotel.
Para que una factura pueda ser firmada primero debe ser validada correctamente para asegurarnos que tiene la estructura y los datos necesarios, correctos.
Cuando se firma una factura su estado pasa a ser firmada y ya no se guarda en la carpeta “Generadas” si no que se guarda en la carpeta “Firmadas” dentro de la estructura de carpetas de la facturación electrónica.
Ya no se podrá modificar ningún dato de una factura firmada y solo se podrá Enviar o Eliminar (en caso necesario y con un permiso adecuado).
Todas las facturas no tienen porque ser firmadas, por lo tanto no todas las facturas pasan por este estado. El modelo VOXEL, por ejemplo, no necesita firma electrónica.
Consideramos enviada (emitida) una factura cuando se ha hecho llegar, dicha factura, al receptor, es decir, al titular de la factura, por el medio acordado con él.
El tipo de envío de una factura dependerá del modelo de dicha factura y tendrá que ser configurado en el programa, teniendo 3 posibles valores:
o Email.
Envío de las facturas por correo electrónico. Este módulo sólo tiene implementado, de momento, este tipo de envío que tiene como condición previa que la factura debe estar firmada.
Este es el caso de las facturas de modelo AEAT, que siendo generadas por Front, son firmadas y enviadas por este módulo. Por lo tanto este modelo de factura pasará por los 3 posibles estados; generada, firmada y enviada.
o Net.
Envío de las facturas a través de algún cliente a un servicio web que se encargue de recoger y tratar las facturas.
Este tipo de envío, de momento, no se realiza en este modulo si no que se realiza desde el propio Front y es el caso del modelo de factura VOXEL. En el cierre del día, en Front, se generan las facturas VOXEL y acto seguido se envían al servicio de Centralización de Millenium para que éste las deje en una ubicación predeterminada de donde el software VOXEL las leerá para tratarlas.
Por lo tanto todas las facturas VOXEL solo tendrán 2 estados, primero generadas y acto seguido enviadas.
o Sin Envío.
No se tratará el envío de facturas porque se realice por algún medio externo a Millenium.
Enviar una factura con este tipo de envío lo único que provoca es un cambio de estado a enviada y un movimiento del fichero de la factura a la carpeta “Enviadas”. Pero no realiza ningún proceso adicional por el cual se haga llegar la factura al receptor, ya que como hemos dicho es un proceso externo a nosotros.
Este puede ser el caso de las facturas de modelo ECI si el envío se realiza a través de la red de valor añadido de EDICOM.
Una factura enviada se almacena en la carpeta “Enviadas” dentro de la estructura de carpetas de facturación electrónica.
Ya no se podrá modificar ningún dato de una factura en este estado.
Como hemos indicado anteriormente, una factura no tiene por qué pasar obligatoriamente por los 3 estados posibles, dependerá del modelo de factura.
- Búsqueda de facturas:
Se puede realizar una búsqueda de facturas, del hotel seleccionado, filtrando por estado, modelo, fecha de emisión, número y/o titular de la factura.
Sobre la lista de facturas encontradas se pueden realizar una serie de operaciones.
- Operaciones a realizar sobre facturas:
· Visualizar una factura. Realizando doble click, sobre la factura deseada, se podrá entrar a ver los detalles de dicha factura.
· Firmar factura/s. Se puede seleccionar una o más facturas, de la lista de facturas, y realizar su firma en lote, una tras otra, automáticamente.
· Enviar factura/s. Se puede seleccionar una o más facturas, de la lista de facturas, y realizar su envío en lote, una tras otra, automáticamente.
Como utilidad, se pueden copiar los datos de la configuración del hotel, si es que no se han generado en la factura, mediante el icono de Copia de datos del hotel.
Una factura solo se podrá eliminar si su estado es generada o firmada, una vez enviada no se podrá. Además para poder eliminarla es necesario introducir un usuario y una contraseña definidos en Millenium Othello y solo permitirá la eliminación si corresponde a un usuario de nivel 0.
Solo se podrá realizar la firma de una factura si su estado es generada y la validación de la misma es correcta. Tras realizar la firma el fichero de la factura es movido a la carpeta “Firmadas” y ya no se podrá realizar ninguna modificación de los datos y solo permitirá eliminar o enviar la factura.
Es posible que a pesar de estar la factura con estado generada la opción de firmar esté deshabilitada y no nos permita firmar la factura. Si esto ocurre lo que está sucediendo es que no se ha introducido en la configuración de la aplicación los datos referentes al certificado digital necesario para la firma electrónica.
Para los modelos de factura AEAT y ECI solo permitirá el envío si previamente se ha realizado la firma de la factura.
Una vez enviada una factura no se podrá ni modificar ningún dato ni realizar ninguna operación sobre ella.
Independientemente del tipo de envío de una factura podemos querer enviar por correo electrónico dicha factura sin que se realice todo el proceso de envío (movimiento de ficheros, cambio de estado de la factura), para ello está la opción de Correo electrónico. En caso de estar deshabilitada esta opción significaría que la configuración de correo electrónico del hotel no está introducida en Millenium Othello.
Anexo: Resumen de funcionamiento por modelo de factura
a. AEAT
1º. Factura generada por Othello Front: Estado generada, ubicación en carpeta “Generadas”.
2º. Firmada por usuario en EFactura Othello: Estado firmada, ubicación en carpeta “Firmadas”.
3º. Envío realizado por usuario en EFactura Othello a través de correo electrónico: Tipo de envío configurado en EFactura Othello “Email”, estado enviada, ubicación en carpeta “Enviadas”.
b. ECI
1º. Factura generada por Othello Front: Estado generada, ubicación en carpeta “Generadas”.
2º. Firmada por usuario en EFactura Othello: Estado firmada, ubicación en carpeta “Firmadas”.
3º. Dos posibilidades de envío:
- Envío por el usuario desde una aplicación externa a Othello: Tipo de envío configurado en EFactura Othello “Sin envío”, estado enviada, ubicación en carpeta “Enviadas”.
- Envío por el usuario en EFactura Othello a través de correo electrónico: Tipo de envío configurado en EFactura Othello “Email”, estado enviada, ubicación en carpeta “Enviadas”.
c. VOXEL
1º. Factura generada por Othello Front: Estado generada, ubicación en carpeta “Generadas”.
2º. Envío realizado por Othello Front: Tipo de envío configurado en EFactura Othello “Net”, estado enviada, ubicación en carpeta “Enviadas”.